Cumplimiento en los Sistemas de Facturación Electrónica para Empresas: Requisitos y Normativa en España

Con el objetivo de asegurar un proceso de facturación transparente, eficiente y verificado, la orden HAC/1177/2024 de 17 de octubre, desarrolla el Reglamento del Real Decreto 1007/2023 de 5 de diciembre y establece directrices específicas para los sistemas de facturación empleados por empresarios y profesionales en España. Aquí detallamos los puntos esenciales de este marco regulador, desde las características técnicas hasta los requisitos de integración, para que las empresas puedan adaptarse a estas nuevas disposiciones.

¿Qué se exige para la Facturación Electrónica?

El Reglamento de Facturación Electrónica define los requisitos necesarios que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación en relación con la integridad, accesibilidad y trazabilidad de los datos. Así, cada factura generada necesita garantizar una serie de aspectos técnicos y funcionales, así como cumplir con la estandarización de los formatos de registros.

Principales Requisitos Técnicos y Funcionales

1. Estandarización de los Sistemas Informáticos

De acuerdo con el Reglamento, un sistema informático de facturación debe:
– Ser capaz de gestionar facturas de múltiples contribuyentes, como si fueran sistemas independientes.
– Asegurar que los datos de cada contribuyente se mantengan aislados y separados.
– Generar y gestionar cadenas independientes de registros de facturación y, si es necesario, de eventos para cada contribuyente.
Este enfoque garantiza que, en caso de auditoría o revisión, los registros de cada contribuyente se encuentren claramente diferenciados y sean fácilmente accesibles.

2. Generación del Código QR en Facturas

El Capítulo VIII de la normativa establece la obligatoriedad de incluir un código QR en cada factura expedida mediante sistemas electrónicos de facturación. Este código, junto con una frase específica, garantiza la verificación rápida y asegura la integridad de los registros.

Características del Sistema VERI*FACTU

Los sistemas que cumplen con los requisitos de VERIFACTU son considerados seguros y confiables para emitir facturas verificables. Estos sistemas, al operar bajo el modelo VERIFACTU, están exentos de ciertos requisitos que aplican a otros sistemas, lo que los convierte en la elección preferida para asegurar el cumplimiento sin comprometer la eficiencia.

Comunicación con la Agencia Tributaria

Uno de los aspectos clave del Reglamento es la capacidad de conexión entre el sistema de facturación y la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). Las empresas deben asegurarse de que su sistema informático:
– Puede conectarse a Internet para enviar datos.
– Utiliza certificados electrónicos válidos para autenticar y firmar electrónicamente cada registro de facturación.
– Remite los registros de facturación y eventos a la Agencia Tributaria utilizando protocolos de comunicación seguros.
Esta capacidad de conexión asegura que la información tributaria pueda ser enviada, recibida y procesada de manera rápida y segura, permitiendo la verificación constante.

Garantía de Integridad y Trazabilidad de los Registros

Para asegurar la integridad e inalterabilidad de cada registro, el sistema debe cumplir con los siguientes puntos:
1. Generación de huellas digitales (hash) para cada registro, permitiendo la verificación rápida de su autenticidad.
2. Firma electrónica de todos los registros, asegurando que no se han alterado desde su creación.
3. Almacenar la cadena completa de registros en un formato que permita a los usuarios consultar el historial de facturación, tanto hacia atrás como hacia adelante.
Además, cada registro debe incluir información de fecha y hora precisa, asegurando que los registros se generen en orden cronológico y sin posibilidad de alteración.

Conservación y Accesibilidad de los Registros

El sistema de facturación debe:
– Conservar todos los registros de facturación generados, permitiendo su acceso y consulta en formato legible.
– Ofrecer una opción de exportación para que los datos puedan trasladarse a otro soporte de almacenamiento, manteniendo su integridad y legibilidad.
– Asegurar la accesibilidad de los datos para inspecciones o auditorías en cualquier momento y sin alteraciones.
Para cumplir con las normas de accesibilidad, los sistemas informáticos deben proporcionar a los usuarios la posibilidad de realizar estas consultas de forma intuitiva y sin retrasos.

Requisitos de Eventos y Alarmas del Sistema

Finalmente, el Reglamento exige que los sistemas de facturación incluyan funciones de alarma en caso de detectar cualquier anomalía que pueda comprometer la integridad de los registros. Entre las funciones incluidas están:
– Registro de eventos importantes, como inicio y cierre del sistema o detección de anomalías.
– Alarmas que indiquen problemas de integridad o trazabilidad en los registros.
– Generación de un registro resumen cada seis horas o antes de apagar el sistema, para mantener la trazabilidad.

Conclusión

Para las empresas que operan en España, cumplir con los requisitos del Real Decreto 1007/2023 es fundamental. Implementar un sistema informático de facturación que cumpla con la normativa, especialmente si está diseñado bajo el modelo VERI*FACTU, garantiza que el proceso de facturación no solo sea seguro y verificado, sino también transparente ante la Agencia Tributaria. Asegurarse de que el sistema de facturación cumple con estas especificaciones ayudará a reducir riesgos de sanciones y mejorará la eficiencia en la gestión tributaria.

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